Zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) für Gesellschaften ab 29.11.2011 Pflicht!
Im Herbst 2011 von Dr. Egon Gerhard Schenk
Alle Gesellschaften müssen ab dem 29. November 2011 über eine zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) verfügen und diese innerhalb des gleichen Termins, falls noch nicht erfolgt, der Handelskammer mitteilen. Die Verpflichtung betrifft nur jene Gesellschaften, die vor dem 12.01.2009 gegründet wurden. Die nach dem 11.01.2009 gegründeten Gesellschaften mussten die PEC bereits bei der Eintragung des Unternehmens der Handelskammer mitteilen. Freiberufler müssen seit dem 29.11.2009 über eine PEC verfügen. Lediglich die Einzelunternehmen sind noch von der Aktivierungspflicht befreit.
Was ist eine PEC (posta elettronica certificata)?
Die zertifizierte E-Mail-Adresse ist eine Internetadresse, welche durch einen autorisierten Internetdienstanbieter (Provider) verwaltet wird. Dieser Internetdienstanbieter garantiert und bestätigt die Übermittlung und Annahme der E-Mail durch den Empfänger. Die PEC hat gesetzlich anerkannten Bestätigungscharakter, sie ist einem Einschreibebrief mit Rückantwort gleichzusetzen. Es ist daher verständlich, dass die PEC aus Kostengründen besonders in den Beziehungen zwischen der öffentlichen Verwaltung und den Unternehmen und Freiberuflern eine immer größere Anwendung finden wird.
Kosten der Einrichtung einer zertifizierten E-Mail
Mittlerweile wird die Einrichtung einer PEC von fast allen Internetprovidern angeboten. Man sollte jedoch beachten, dass die Einrichtung einer PEC nicht mehr als € 10,00 pro Jahr kosten sollte. Das vielleicht günstigste Angebot ist z.Z. jenes der ARUBA (€ 6,05 pro Jahr). Nach der Registrierung erhalten Sie von ARUBA eine reguläre Rechnung, ein Zertifikat der erworbenen PEC sowie die notwendigen Daten für die Aktivierung der PEC auf Ihrem Computer. Wird die PEC nur für ein Jahr erworben, darf man auf keinen Fall vergessen, die Lizenz zu verlängern. Erfahrungsgemäß wird man auf den Verfall der PEC vom Provider nicht hingewiesen.
Die PEC muss auf dem eigenen Computer oder Laptop installiert werden
Es genügt nicht, die PEC nur zu erwerben, man muss diese auch auf dem eigenen Computer installieren. Wer nicht ein Fachmann für die Implementierung eine E-Mail-Adresse ist, soll sich dabei an den eigenen Internetberater wenden. Es ist auf jeden Fall auch ratsam, einige Tests mit anderen zertifizierten E-Mail-Adressen durchzuführen.
Die Meldung der PEC an das Handelsregister
Wie eingangs erwähnt, müssen alle Gesellschaften ab 29. November 2011 über eine PEC verfügen und innerhalb des gleichen Termins die zertifizierte E-Mail-Adresse dem Handelsregister mitteilen. Die Mitteilung erfolgt über die Einheitsmeldung COMUNICA und kann nur von den autorisierten Vermittlern durchgeführt werden. Die unterlassene Mitteilung wird mit einer Verwaltungsstrafe von € 412,00 pro Geschäftsführer oder Mitglied des Verwaltungsrates geahndet.