Ab 31. März 2015 nur mehr elektronische Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen
Im Frühling 2015 von Dr. Egon Gerhard Schenk
Ab 31.03.2015 dürfen Lieferanten und Dienstleister gegenüber öffentlichen Verwaltungen keine Fakturierung mehr in Papierform vornehmen. Die Rechnungen müssen in einem elektronischen Format (XML) gebildet, versendet und archiviert werden. Wenn die Rechnung nicht in den vorgeschriebenen Standards versendet wird, darf die öffentliche Verwaltung keine Zahlung an die Lieferanten oder Dienstleister vornehmen.
Welche öffentlichen Verwaltungen betrifft die elektronische Fakturierung?
Das Verzeichnis der öffentlichen Verwaltungen, welche nur mehr elektronische Rechnungen entgegennehmen dürfen, ist sehr umfangreich. Es umfasst insbesondere alle institutionellen Ämter (Ministerien, Agenturen der Einnahmen, Regionen, Provinzen, Gemeinden usw.) und alle übrigen öffentlichen Körperschaften (Handelskammer, Berufskammern, ISTAT, Equitalia usw.). Allen diesen Körperschaften wurde ein Kodex zugeteilt (IPA-Kodex oder Codice univoco), welcher von der öffentlichen Behörde mitgeteilt wird oder unter folgendem Link www.indicepa.gov.it abrufbar ist.
Achtung: Manche Körperschaften haben mehrere IPA-Kodexe, je nach Abteilungen oder Ämter. Die autonome Provinz Bozen hat zum Beispiel 214 verschiedene IPA-Kodexe.
Wie wird die Rechnung erstellt?
Die elektronische Rechnung ist nicht, wie man glauben könnte und wie es bereits weit verbreitet ist, eine Rechnung, die normal auf Papier ausgedruckt und dann in einem elektronischen Format (pdf, tif, jpg) an den Kunden verschickt wird. Die elektronische Rechnung darf nur ein XML-Format haben, das über eigene ERP-Software generiert werden muss. Auf der Rechnung muss auch der CIG (Codice identificativo di gara) und eventuell auch der CUP (Codice unico di progetto) angegeben werden. Diese beiden Kodexe stellt die öffentliche Verwaltung zur Verfügung.
Wie wird die Rechnung verschickt?
Die im XML-Format erstellte Rechnung darf nicht an den Kunden direkt gesendet werden. Die elektronische Rechnung muss an ein zentrales Verteilungssystem (SDI) übermittelt werden. Vor dem Versand muss der File mit einer digitalen Unterschrift versehen werden. Die zu verwendenden E-Mail-Adressen sind sdi01@pec.fatturapa.it oder sdi02@pec.fatturapa.it. Die erste Rechnung muss auf jeden Fall an die sdi01 geschickt werden. Das SDI schickt dann relativ schnell eine Empfangsbestätigung, überprüft dann formell die Rechnung und leitet sie an die öffentliche Verwaltung weiter. Diese kann innerhalb von 15 Tagen die Rechnung ablehnen. Wird die Rechnung von der öffentlichen Verwaltung nicht abgelehnt, muss diese innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden.
Wie wird die Rechnung archiviert?
Alle elektronischen Rechnungen müssen ausschließlich digital, nach präzisen gesetzlichen Vorgaben, für 10 Jahre archiviert werden. Die Archivierung muss innerhalb 31.12. des darauffolgenden Jahres erfolgen. Dabei muss ein Handbuch (manuale della conservazione) erstellt und ein Verantwortlicher für die Archivierung (responsabile della conservazione) ernannt werden. Das Archiv muss mit einer digitalen Unterschrift und mit einer Zeitmarke (marca temporale) versehen werden.
Was benötigt ein Unternehmen, um den neuen Verpflichtungen nachzukommen?
Damit ein Unternehmen selbst die Fakturierung an öffentliche Verwaltungen vornehmen kann, braucht es:
- eine Software für die Erstellung der Rechnung im XML-Format
- eine digitale Unterschrift (kann bei der Handelskammer oder bei Online-Diensten gemacht werden)
- eine zertifizierte E-Mail
- ein Programm für die elektronische Archivierung
- ein Programm für die Anbringung der Zeitmarke